Waar let je op als ‘eigenaar’ (DGA) van je B.V.?

Piet in de problemen

Ter verduidelijking even een verzonnen voorbeeld. Het gaat goed met het bedrijf van Piet. Hij besluit zijn vrouw te trakteren op nieuw meubilair. De meubelverkoper vraagt op welke naam de factuur kan. Piet denkt handig te zijn en zegt: ‘Zet maar op de zaak’. De accountant is het jaar erop met de jaarrekening bezig en kan hier weinig mee. Hij boekt de meubels op de rekening-courant die Piet heeft met zijn B.V. Niets aan de hand, zou je zeggen. Piets vrouw blij met het meubilair en Piet heeft het gevoel dat zijn bedrijf de meubels heeft betaald. Totdat de B.V. van Piet failliet gaat en de curator een rekening-courantschuld in de boeken tegenkomt. De curator vordert de aankoopprijs van de meubels terug van Piet in privé. Toch geen cadeautje van de zaak dus. Piet had hiermee geen rekening gehouden en kan het bedrag niet in één keer ophoesten.

Hoe voorkom je dit soort problemen?

Papierwerk goed orde
Zorg er allereerst voor dat je als directeur-grootaandeelhouder (DGA) van de B.V. je papierwerk goed op orde hebt, zodat een curator en de fiscus je het leven niet zuur kunnen maken. Wanneer je dus een rekening-courant hebt, geld leent aan of van de B.V. of een managementvergoeding afspreekt, zet dan de voorwaarden goed op papier. Wanneer een DGA de boel niet goed op papier heeft staan, heeft de curator vaak vrij spel. Dit komt helaas nog vaak voor.

Rekening-courant
Veel DGA’s hebben een rekening-courantverhouding met de B.V. Een rekening-courant is een aparte rekening van de B.V. Op een rekening-courant boekt de B.V. bedragen die over en weer gaan tussen de DGA en de B.V. Vaak gaat het om kleine bedragen over en weer. De DGA laat bijvoorbeeld een factuur voor privé-aankoop door de B.V. betalen. Of de DGA betaalt even een rekening voor de B.V. Het is belangrijk de contractvoorwaarden goed op papier te zetten. Daarmee voorkom je dat je in geval van faillissement in één keer een (te hoge) rekening-courantschuld moet terugbetalen aan de curator. Ook voorkom je daarmee dat de Belastingdienst een (te hoge) rekening-courantschuld ziet als een geldlening (met alle narigheid van dien).

Geldleningsovereenkomst
Grote bedragen boek je niet in rekening-courant, maar daarvoor stel je een aparte geldleningsovereenkomst op. Zorg ervoor dat dit een ‘zakelijke overeenkomst’ is om problemen met de Belastingdienst te voorkomen. Ook kun je dit contract zo inrichten dat een curator bij een onverhoopt faillissement je niet in één keer de totale lening kan laten terugbetalen.

Werken voor je B.V.
Wanneer je werkzaamheden verricht voor je B.V., kun je daarvoor een managementovereenkomst of een arbeidsovereenkomst vastleggen. Ook daarvoor is het belangrijk dat je het contract goed laat uitwerken, omdat je daarmee problemen met een eventuele curator of de Belastingdienst voorkomt.

Goede structuur
Zorg er ook voor dat je een goede ‘holdingstructuur’ hebt. Eén B.V. is geen B.V. Met andere woorden, zonder holding loop je onnodige risico’s. Het bedrijf zelf zit bij een holdingstructuur in een aparte B.V., de zogenaamde ‘werkmaatschappij’ (bijvoorbeeld ‘Pietjes Bouwbedrijf B.V.’). Daarboven heb je dan een andere B.V., de holding (‘Pietjes Beheer B.V.). Op die manier houd je de juridische risico’s zo veel mogelijk in de werkmaatschappij en de waardevolle zaken (pensioen, onroerend goed, opgespaarde winst, etc.) in de holding. Wil je het nog beter doen, dan richt je ook nog een aparte tussenliggende B.V. op, waar je de inventaris en het vastgoed in zet.

Wanneer je dit allemaal goed voor elkaar hebt, levert je dit onder meer de volgende voordelen op:

• Je staat sterker in discussies met de Belastingdienst (bijvoorbeeld bij een boekencontrole);
• Wanneer je het bedrijf wilt overdragen, gaat dit veel makkelijker en kun je veel belasting besparen;
• Wanneer je onverhoopt failliet gaat, heb je een veel sterkere positie tegenover de curator.

Het jaar loopt op z’n einde. Een mooi moment om nog even goed te laten nakijken of je je zaakjes in je B.V. goed op orde hebt.